ZOHO CRM là gì (Phiên bản 2020)

1. Zoho CRM là gì?

Zoho CRM là gì? Zoho CRM là hệ thống phần mềm CRM dạng đám mây với tính năng hỗ trợ quản lý sau bán hàng, dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với mục đích quản lý tập trung thông tin Khách hàng, dữ liệu marketing, thông tin đàm phán, tất cả tại một phần mềm.Được thành lập vào năm 2005 tại Mỹ, hiện nay số lượng người dùng Zoho CRM đã lên tới 4,000,000 trên toàn thế giới, với tổng số 150,000 công ty. Phần lớn tính năng của Zoho CRM được phát triển tại Ấn Độ còn hệ thống dữ liệu phần mềm được đặt tại Mỹ. 

Với Zoho CRM, Doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ bền vững với Khách hàng, thông qua việc quản lý tập trung mọi hoạt động tương tác của Khách hàng, theo dõi doanh số, sắp xếp trình tự ưu tiên, cũng như tăng lượng tương tác giữa các bộ phận trong công ty. 

2. Chức năng chính của zoho CRM 

Nếu so sánh một cách tổng quan, hệ thống phần mềm CRM Zoho có rất nhiều ưu điểm vượt trội, so với các công ty khác trên thị trường hiện nay. Cụ thể là ở những chức năng chính dưới đây: 

・Tự động hóa quy trình bán hàng 
・Tương tác đa kênh với Khách hàng 
・Phân tích dữ liệu thông minh 
・Hỗ trợ hoạt động kinh doanh đa phương diện
・Hỗ trợ marketing trong tiếp cận Khách hàng 
・Khả năng tùy chỉnh hệ thống, làm tăng sự linh hoạt 
・Bảo mật thông tin của Doanh nghiệp một cách tuyệt đối 
・Kết hợp được với các hệ thống ngoài giúp nâng cao năng suất 

・Tự động hóa quy trình bán hàng

Trong một phiên giao dịch, nhân viên kinh doanh phải trải qua rất nhiều quy trình thủ công, tốn nhiều thời gian như gửi mail tới Khách hàng, soạn báo giá, gọi điện thoại kiểm tra lượng hàng tồn … Tuy nhiên với chức năng tự động hoá workflow của Zoho CRM, Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo cho mình một quy trình workflow tự động mà ở đó tất cả các quy trình được lên lịch sẵn. Zoho CRM tích hợp các hành động định sẵn như gửi email, lập lịch thực hiện nhiệm vụ và cập nhật trạng thái liên tục để Doanh nghiệp có thể tự động hóa nhiều hoạt động bán hàng thường nhật khác nhau (ngay tức thì hoặc vào một vài ngày sau đó). 

Đồng thời Doanh nghiệp cũng có thể cài đặt tùy chỉnh riêng thông qua Zoho Developer để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể chẳng hạn như gửi thông báo email cho Khách hàng khi đơn hàng đã được xác nhận, phân phối hoặc đã gửi.

・Tương tác đa kênh với Khách hàng 

Hiện nay, với sự phổ cập của Internet thì việc một Khách hàng sử dụng một phương tiện truyền thông là điều rất hiếm gặp. Email, điện thoại, SNS, tin nhắn SMS … tất cả đều phải có trong danh sách tiếp cận với Khách hàng của Doanh nghiệp. Vậy câu hỏi đặt ra là làm thế nào mà Doanh nghiệp có thể tương tác được đa chiều với Khách hàng của mình? Câu trả lời là Zoho CRM. 

Với chức năng tương tác đa kênh với Khách hàng tích hợp trong Zoho, Doanh nghiệp có thể làm tất cả những điều trên chỉ với một nền tảng quản lý xuyên suốt. Ví dụ với giao dịch qua điện thoại thì Zoho sẽ giúp lên lịch cho các cuộc gọi, nhận lời nhắc và lưu nhật ký của mọi cuộc gọi. Hay với nền tảng từ các mạng xã hội, Doanh nghiệp có thể nhận thông báo khi có Khách hàng tương tác với thương hiệu trên mạng xã hội. Từ đó, Doanh nghiệp có thể tự động thu thập Khách hàng tiềm năng mới nhờ Zoho CRM. 

・Phân tích dữ liệu thông minh 

Có thể nói rằng, phân tích dữ liệu là hoạt động không thể thiếu trong bất cứ một hoạt động kinh doanh chiến lược nào. Điều này cũng đúng với hệ thống CRM. Sở dĩ hệ thống CRM được ví như một cỗ máy bán hàng bởi lẽ, nguyên lý hoạt động của CRM chú trọng vào việc phân tích các dữ liệu có được từ một nền tảng dữ liệu có sẵn. Từ đó có những điều chỉnh hợp lý trong chiến lược bán hàng. 

Với hệ thống phân tích dữ liệu thông minh của Zoho CRM thì thao tác phân tích trên sẽ được đơn giản hoá đi rất nhiều. Đặc biệt, tính năng tạo báo cáo theo thời gian thực giúp cho Doanh nghiệp có thể tổng hợp được nhiều số liệu khác nhau như xu hướng kinh doanh theo tuần, tháng, quý, chiến dịch tiếp thị và báo cáo hoạt động của đội ngũ sale. Để từ đó, Doanh nghiệp sẽ có những quyết định sáng suốt và ngay tức thời. 

Ngoài ra, việc phân tích báo cáo và cập nhật dữ liệu liên tục của hệ thống Zoho CRM không chỉ giúp đo lường hiệu quả Doanh nghiệp, mà còn giúp Doanh nghiệp biết vị trí và khoảng cách tới mục tiêu của mình. 

・Hỗ trợ marketing trong tiếp cận Khách hàng 

Không chỉ đội ngũ sale, Zoho CRM cũng hỗ trợ bộ phận marketing trong việc tiếp cận Khách hàng tiềm năng. Cụ thể là việc phân khúc Khách hàng dựa trên dữ liệu có sẵn, nuôi dưỡng Khách hàng tiềm năng, tích hợp quảng cáo online (Google Ads), thực hiện chiến dịch Khách hàng sau các buổi event, hội thảo…. 

Với Zoho CRM, bộ phận marketing có thể tối ưu hoá được nội dung và thông điệp gửi tới Khách hàng tiềm năng thông qua từng công đoạn mua bán. Khách hàng chỉ hứng thú với những thông tin liên quan tới họ, và điều này đã được Zoho khai thác triệt để. Ngoài khai thác và phân nhóm Khách hàng tiềm năng, Zoho còn giúp Doanh nghiệp cấu tạo một phễu bán hàng để có thể nuôi dưỡng Khách hàng tiềm năng, trong các trường hợp đơn hàng lớn hoặc đối tác đang cân nhắc giữa nhiều nhà cung cấp. 

Cuối cùng là khả năng liên kết với quảng cáo online (Google ads) và follow-up Khách hàng sau những event, hội thảo nhằm giúp Doanh nghiệp có những đơn hàng và Khách hàng tiềm năng một cách chất lượng, trong thời gian ngắn nhất. 

・Khả năng tùy chỉnh hệ thống, làm tăng sự linh hoạt 

Hệ thống CRM của Zoho được thiết kế giúp người dùng không chỉ dễ sử dụng, giao diện hợp lý mà còn cung cấp tính năng tùy chỉnh, giúp Doanh nghiệp tự do kết hợp, tùy chỉnh các tính năng để phù hợp với từng đặc điểm riêng của mỗi Doanh nghiệp. Những thông tin đã thu thập, bố cục của hệ thống, bảng biểu, các thành phần tùy chỉnh, chế độ bộ lọc, thậm chí ngôn ngữ và tiền tệ cũng có thể được tùy chỉnh, phù hợp với nhu cầu của từng Doanh nghiệp. 

・Bảo mật thông tin của Doanh nghiệp tuyệt đối 

Bảo mật thông tin Khách hàng chính là yếu tố sống còn của một Doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhân viên cũng phải có quyền tự do truy cập dữ liệu mọi nơi, mọi lúc để tăng hiệu suất công việc.  Và hệ thống CRM Zoho biết điều đó. Bắt đầu từ việc trao quyền truy cập cho nhân viên phù thuộc vào cấp bậc, tính năng xác định và phân quyền truy cập, giúp nhân viên không bị quá tải về lượng thông tin mà mình cần biết, trong khi vẫn bảo mật được thông tin của Doanh nghiệp. Sau đó là hệ thống bảo mật toàn diện của Zoho, giúp bảo vệ dữ liệu của Doanh nghiệp và của khách hàng khỏi bị truy cập trái phép. Cuối cùng là bộ tính năng về bảo vệ quyền riêng tư từ Zoho 

・Hỗ trợ hoạt động kinh doanh đa phương diện

Ngoài các yếu tố trên, CRM Zoho còn có một loạt các tính năng riêng lẻ khác, hỗ trợ tuyệt đối nhu cầu bán hàng của Doanh nghiệp, ví dụ như quản lý doanh thu theo từng khu vực, xây dựng hệ thống bán hàng mẫu cho các đại lý, tạo cổng thông tin cho đối tác tự do vào kiểm tra hàng tồn kho, tạo báo giá, hoá đơn theo mẫu, hệ thống trao hoa khen thưởng cho nhân viên sale …. 

・Kết hợp được với các hệ thống ngoài giúp nâng cao năng suất 

Một chức năng mở rộng, cốt lõi của Zoho CRM là Zoho Marketplace, cung cấp một loạt tính năng tích hợp cho các ứng dụng của bên thứ ba mà Doanh nghiệp  sử dụng hàng ngày như Google Drive, DocuSign, MailChimp, LinkedIn Sales Navigator, Google Ads, v.v. Ứng dụng Zoho dành cho thiết bị di động giúp nhân viên kinh doanh luôn cập nhật được thông báo, kết nối với Khách hàng, đồng nghiệp trong và ngoài công ty để có hành động phản ứng kịp thời, thay đổi liên tục mọi lúc mọi nơi. 

Xem thêm: Hệ thống CRM là gì?

3. Ưu điểm của zoho CRM là gì? 

Ngoài những tính năng cơ bản như trên, Zoho CRM còn có những ưu điểm mà không thể gặp được ở các hệ thống phần mềm CRM khác như sau: 

・Zoho CRM có sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI)
・Quản lý tất cả hoạt động kinh doanh một cách đồng nhất
・Có thể sử dụng trên mobile apps 
・Có thể sử dụng với nhiều ngôn ngữ khác nhau, thích hợp cho các Doanh nghiệp có chi nhánh quốc tế, hoặc có kế hoạch xây dựng chi nhánh tại nước ngoài. 

・Zoho CRM có sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI)

Trong những năm gần đây, trí tuệ nhân tạo AI đã và đang được sử dụng ở nhiều lĩnh vực và Zoho cũng không phải ngoại lệ. 「Zia」là tên gọi của trí tuệ nhân tạo, trợ lý kinh doanh được tích hợp trong hệ thống CRM Zoho. Với Zia thì việc tra cứu số liệu kinh doanh, lập bảng biểu, lọc thông tin trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. 

Không chỉ với các câu lệnh văn bản, Zia còn có thể đàm thoại, vậy nên kể cả đang di chuyển, nhân viên sale cũng có thể có những dữ liệu mình cần, chỉ cần một câu lệnh. Ngoài ra Zia còn có thể phát hiện các bất thường trong sụt giảm doanh số, tự động hóa quy trình (ví dụ nhắc nhở nhân viên sale để tránh các lỗi như gửi mail hai lần cho một Khách hàng ), định kỳ kiểm tra và thông báo về những thông tin Khách hàng cần phải cập nhật. 

Ngoài ra, Zia còn có các chức năng như: 

・ Thiết lập thời gian gọi điện và liên lạc tới từng Khách hàng
・ Chọn lọc các đơn hàng có khả năng chốt được cao, phân chia màu sắc, và dự đoán doanh thu 
・ Tuỳ thuộc cách hoạt động của từng nhân viên kinh doanh mà Zia sẽ đưa ra những cố vấn về quản lý đơn hàng và workflow 
・ Không phụ thuộc vào kinh nghiệp, mục tiêu của Zia là hướng tới hiệu suất kinh doanh ở mức cao nhất. 
・Quản lý tất cả hoạt động kinh doanh một cách đồng nhất

Như trên đã đề cập, hệ thống CRM Zoho có chức năng 「Giao tiếp đa phương tiện」 giúp Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý tương tác với Khách hàng từ điện thoại, email, SNS, tin nhắn SMS… 

・Có thể sử dụng trên mobile apps 

Với ứng dụng trên điện thoại của Zoho giúp nhân viên kinh doanh có thể nhận thông tin, kiểm tra dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, không cần về tới công ty. Hơn nữa, ứng dụng scan danh thiếp miễn phí hỗ trợ lưu lại liên lạc của Khách hàng, không lo dữ liệu bị dồn ứ hoặc bỏ sót. 

・Có thể sử dụng với nhiều ngôn ngữ khác nhau

Đối với những công ty có chi nhánh nằm ở nước ngoài, hoặc có kế hoạch xây dựng chi nhánh quốc tế thì Zoho thực sự là một sự lựa chọn sáng suốt. Với khả năng truyền tải trên nhiều ngôn ngữ, Zoho còn có các tính năng hỗ trợ khác như: 

・Điều chỉnh múi giờ và tiền tệ 
・Tùy chỉnh hệ thống và điều luật theo từng quốc gia 
・Thay đổi nội dung hiển thị cho từng vùng (quản lý lãnh thổ)
・Khả năng kiểm soát truy cập, chẳng hạn như phạm vi truy cập vào hệ thống 

4. Nhược điểm của zoho CRM là gì? 

Tuy với nhiều ưu điểm không thể thay thế nhưng Zoho CRM cũng có nhiều mặt hạn chế, không thể bỏ qua như: 

・Ngôn ngữ sử dụng trên phần mềm được dịch từ ngôn ngữ gốc nên có những chỗ khó hiểu cho người dùng. 
・Dữ liệu phải nhập có khi quá nhiều 
・Tính năng của Zoho trên ứng dụng điện thoại và máy tính khác nhau 
(Trong một vài trường hợp, tính năng trên ứng dụng điện thoại bị thu hẹp lại) 

Xem thêm các bài viết về hệ thống CRM tại link.

5. Zoho CRM có thật sự là sự lựa chọn tốt? 

Chúng ta đã nhìn thấy điểm tốt và không tốt của hệ thống Zoho CRM trong bài viết CRM ZOHO là gì. Vậy câu hỏi đặt ra là liệu Zoho có thực sự là một hệ thống “đáng đồng tiền bát gạo”, có thực sự hợp lý với Doanh nghiệp. Câu trả lời sẽ nằm vào chiến lược CRM mà mỗi Doanh nghiệp đặt ra. Tuy nhiên dù thế nào đi nữa, có những ưu điểm khiến Zoho trở thành một ứng viên hấp dẫn, không thể chối từ. 

・Tích hợp trí tuệ nhân tạo giúp nhân viên kinh doanh có cái nhìn toàn diện về dữ liệu, liên tục cập nhật thông tin và lời khuyên về những “điểm mù” trên báo cáo. 
・Phù hợp với Doanh nghiệp vừa và nhỏ, với chi phí sử dụng thấp nhưng hiệu quả đem lại thì cao
・Lựa chọn hoàn hảo cho các Doanh nghiệp có ý định bước ra quốc tế với mạng lưới hệ thống Zoho ở nhiều quốc gia.   

Nguồn tham khảo: